Senior Program Manager

JOB DESCRIPTION

Compensation

$100,000 - $150,000 CAD

Job Summary:

Strategically drive approved programs through the project lifecycle, relying on expertise to anticipate and address change requests, issue management, risk management and status reporting. Manages the scope, schedule, budget, quality, and post-pilot deployment waves of very large (multiyear) programs from pilot to full deployment across the enterprise. Creates long- and short-term plans, including setting targets for milestones, adhering to deadlines, and allocating resources. Delegate tasks on the project to team members best positioned to complete them. Responsible for ensuring effective decision making when presented multiple options for how to progress with the project. Oversee dependencies across program tasks. Manages other project managers.

RESPONSIBILITIES

• Owns all aspects of 1 high complexity or 2 or more medium complexity programs, to deliver approved business functionality to Sysco.

• Defines and leads program scope, approach, program-level assumptions, dependencies, risk, and budget.

• Partners with all stakeholders and dependent projects and programs to develop detailed program schedules. Coordinates activities, critical dates, and dependencies across multiple distinct projects/programs. 

• Prepares financial plans showing profiled capital and revenue expenditure. Defines financial reporting requirements and arrangements for the release of funding linked to stage or phase gates. Establishes budget governance processes at the program level to drive efficiency and timely completion of initiatives.

• Oversees project budget, including purchases and contracts, monthly spend and resource forecasting. Seek cost-effective alternatives to enhance cost efficiency while delivering quality results. Conducts and supervises financial processes such as budgeting, forecasting, and correct coding of actual expenses.

• Supervises creation of purchase requisitions and onboarding third-party resources to specific programs.

• Leads the development of the Business Case, in alignment with senior stakeholders and obtaining agreement through approving governance bodies. Collaborates with financial business partners and leadership team to support IT business case creation. 

• Identifies and monitors program risks (threats and opportunities), planning and implementing responses to them and responding to other issues impacting the program.

• Manages risks and issues, including those that are strategic and politically sensitive, ensuring regular reporting and escalation as appropriate. Serves as final point of escalation in remediation of risks, issues, or requests. Evaluates impact of scope changes on the program(s) and how they may interact with other projects.

• Drives communications between stakeholders of dependent projects and with Sysco management.

• Identifies, addresses, and resolves differences between individuals and/or stakeholder interest groups using conflict management techniques.

• Mentor and train project and program managers in their technical and professional development. Identify and coordinate training needs.

• Map program dependencies and identify owners, build dependency management into the program's governance cycle.

• Defines quality indicators for processes/outputs and manages quality assurance and control processes for projects/programs. Uses these to determine whether success criteria are met, capture lessons learned, and implement change control processes.

• Independently creates and supervises reporting flows and processes for multiple projects/teams/workstreams in a program. May manage other project management members of the team.

MANDATORY EXPERIENCE

• 10 years project management experience in a project or program management role.

• Bachelor’s degree in Business Administration or related field, or equivalent combination of education and experience.

• Experience with project management tools and methodology.

• Demonstrated understanding of project financials and measures of performance.

PREFERRED EXPERIENCE

• CAPM/PMP, Prince 2 or similar certification. Experience with Agile Methodology or CSM certification preferred.

• 10 years' experience with Microsoft Office Suite, Microsoft Project, Smartsheet or PlanView.

COMPETENCIES

• Strong Proficiency in Schedule Management, Budget & Cost Control, Forecasting & Budget Reporting, Project Governance & Reporting, Risk & Issue Management, Change Control, Stakeholder Management, Project Metrics & Measurement, Quality Management,

• Exhibits adaptability by maintaining agility when faced with unexpected challenges and models resiliency when facing obstacles. Develops/refines best practices that can account for known gaps in information sharing and rapidly changing business needs. Able to apply a broad range of project management approaches despite ambiguity and recommends appropriate actions for others.

• Ensures program alignment with the organization's overarching governance structure and aligns relevant individuals on their respective roles and responsibilities. Ensures clarity and consistency of governance structures and staffing throughout project/program lifetime 

• Holds self and others accountable for measurable high-quality, timely, and cost-effective results.

• Can determine objectives, set priorities, and delegate work. Outlines goals and assesses workgroup progress towards goal achievement. Empowers team to achieve targets.

• Conducts complex financial analysis to support project/program decision-making and provides well-rounded recommendations for adjusting business decisions and strategies within a project/program. Review/approve budgets and forecasts that are prepared by junior level leaders.

• Uses negotiation and influencing skills to agree on a schedule of requirements with stakeholders, document these requirements, and refine them as needed, with appropriate change control process implementation.

• Supports and reviews creation of project/program artifacts by junior colleagues, including resource schedules, budgets, financial forecasts, progress logs, etc. Owns creation, development, and maintenance of organizational/strategic artifacts.

• Manages and resolves conflicts and disagreements in a constructive manner. Solves escalated issues and directly contributes to problem resolution. Acts as a coach during conflict management, encourages parties to resolve the differences themselves, and addresses conflicts that are difficult to resolve promptly and respectfully. Monitors the success of conflict management measures and remains alert to any ongoing problems.

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Gestionnaire principal(e) de programme

Rémunération

100 000 $ à 150 000 $ CA

Sommaire du poste

Diriger stratégiquement les programmes approuvés tout au long du cycle de vie des projets, en s’appuyant sur son expertise pour anticiper et gérer les demandes de changements, la gestion des enjeux, la gestion des risques et les rapports d’état. Gérer la portée, l’échéancier, le budget, la qualité et les vagues de déploiement post‑pilote de très grands programmes (pluriannuels), du projet pilote jusqu’au déploiement complet à l’échelle de l’entreprise. Élaborer des plans à court et à long terme, notamment en fixant des jalons, en respectant les échéances et en allouant les ressources. Déléguer les tâches aux membres de l’équipe les mieux placés pour les exécuter. Être responsable de la prise de décisions efficaces lorsque plusieurs options de progression du projet sont présentées. Superviser les dépendances entre les tâches du programme. Gérer d’autres chefs de projet.

RESPONSABILITÉS

• Assume l’entière responsabilité d’un (1) programme de haute complexité ou de deux (2) programmes ou plus de complexité moyenne afin de livrer les fonctionnalités d’affaires approuvées à Sysco.
• Définit et dirige la portée du programme, l’approche, les hypothèses au niveau du programme, les dépendances, les risques et le budget.
• Travaille en partenariat avec toutes les parties prenantes ainsi que les projets et programmes connexes afin d’élaborer des échéanciers détaillés. Coordonne les activités, les dates clés et les dépendances entre plusieurs projets/programmes distincts.
• Prépare des plans financiers détaillant les dépenses en immobilisations et les dépenses d’exploitation. Définit les exigences en matière de rapports financiers ainsi que les modalités de décaissement des fonds selon les étapes ou jalons établis. Met en place des processus de gouvernance budgétaire au niveau du programme afin d’assurer l’efficacité et la réalisation des initiatives dans les délais.
• Supervise le budget du projet, incluant les achats et les contrats, les dépenses mensuelles et les prévisions de ressources. Recherche des solutions économiques afin d’optimiser les coûts tout en maintenant des résultats de qualité. Dirige et supervise les processus financiers tels que la budgétisation, les prévisions et l’imputation adéquate des dépenses réelles.
• Supervise la création des demandes d’achat et l’intégration de ressources tierces aux programmes spécifiques.
• Dirige l’élaboration du dossier d’affaires, en collaboration avec les parties prenantes principales et en obtenant les approbations des instances de gouvernance. Collabore avec les partenaires financiers et la direction pour soutenir la création des dossiers d’affaires TI.
• Identifie et surveille les risques du programme (menaces et opportunités), planifie et met en œuvre des mesures d’atténuation et répond aux enjeux affectant le programme.
• Gère les risques et enjeux, y compris ceux de nature stratégique ou politiquement sensibles, en assurant des rapports réguliers et en procédant aux escalades nécessaires. Agit comme point d’escalade final pour la résolution des risques, des enjeux ou des demandes. Évalue l’impact des changements de portée sur le(s) programme(s) et leurs interactions avec d’autres projets.
• Favorise les communications entre les parties prenantes des projets interdépendants et avec la direction de Sysco.
• Identifie, traite et résout les divergences entre individus ou groupes d’intérêts en utilisant des techniques de gestion des conflits.
• Encadre et forme les gestionnaires de projet et de programme dans leur développement technique et professionnel. Identifie et coordonne les besoins de formation.
• Cartographie les dépendances du programme, identifie les responsables et intègre la gestion des dépendances dans le cycle de gouvernance.
• Définit des indicateurs de qualité pour les processus et livrables et gère les activités d’assurance et de contrôle de la qualité. Utilise ces indicateurs pour évaluer l’atteinte des critères de succès, consigner les leçons apprises et gérer les processus de contrôle des changements.
• Crée et supervise de façon autonome les processus et flux de reddition de comptes pour plusieurs projets/équipes/volets de travail. Peut également gérer d’autres membres de l’équipe de gestion de projets.

EXPÉRIENCE OBLIGATOIRE

• 10 ans d’expérience en gestion de projets ou de programmes.
• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Expérience avec les outils et méthodologies de gestion de projets.
• Compréhension démontrée des finances de projet et des mesures de performance.

EXPÉRIENCE PRÉFÉRÉE

• Certification CAPM/PMP, PRINCE2 ou équivalent. Expérience avec la méthodologie Agile ou certification CSM un atout.
• 10 ans d’expérience avec la suite Microsoft Office, Microsoft Project, Smartsheet ou Planview.

COMPÉTENCES

• Solide maîtrise de la gestion des échéanciers, du contrôle des coûts et des budgets, des prévisions et rapports budgétaires, de la gouvernance et de la reddition de comptes, de la gestion des risques et des enjeux, du contrôle des changements, de la gestion des parties prenantes, des indicateurs de performance et de la gestion de la qualité.
• Fait preuve d’adaptabilité en demeurant agile face aux imprévus et démontre de la résilience face aux obstacles. Développe et améliore des pratiques exemplaires tenant compte des lacunes connues en matière de partage d’information et de l’évolution rapide des besoins d’affaires. Capable d’appliquer une variété d’approches en gestion de projet malgré l’ambiguïté et de recommander des actions appropriées.
• Assure l’alignement du programme avec la structure de gouvernance organisationnelle et clarifie les rôles et responsabilités des parties impliquées. Maintient la cohérence et la clarté des structures de gouvernance et des ressources tout au long du cycle de vie du programme.
• Se tient lui-même et les autres responsables de résultats mesurables, de qualité, livrés à temps et de manière rentable.
• Capable de définir des objectifs, d’établir des priorités et de déléguer le travail. Établit des objectifs et évalue les progrès vers leur atteinte. Donne à l’équipe les moyens d’atteindre les cibles.
• Réalise des analyses financières complexes pour soutenir la prise de décision et formule des recommandations éclairées pour ajuster les stratégies d’affaires. Révise et approuve les budgets et prévisions préparés par des membres plus juniors.
• Utilise des compétences en négociation et en influence pour s’entendre sur les exigences avec les parties prenantes, les documenter et les ajuster au besoin selon des processus de gestion des changements.
• Soutient et révise la création des livrables de projet/programme par les collègues juniors, notamment les plans de ressources, budgets, prévisions financières, rapports de progression, etc. Assume la responsabilité de la création et de la maintenance des artefacts stratégiques et organisationnels.
• Gère et résout les conflits de façon constructive. Traite les problématiques escaladées et contribue directement à leur résolution. Agit comme coach en gestion des conflits, encourage la résolution autonome et intervient rapidement et respectueusement lorsque nécessaire. Surveille l’efficacité des mesures mises en place et demeure vigilant face aux problèmes persistants.

Sysco is committed to Employment Equity. Accommodations during the recruitment process are available upon request for candidates with disabilities.

At Sysco, we aspire to create a global culture that is decidedly diverse, equitable, and inclusive – one where we foster belonging as we care for one another and connect the world through food and trusted partnerships. We are Better Together.

COMPANY OVERVIEW

Sysco is the global leader in foodservice distribution. With over 71,000 colleagues and a fleet of over 13,000 vehicles, Sysco operates approximately 333 distribution facilities worldwide and serves more than 700,000 customer locations. We offer our colleagues the opportunity to grow personally and professionally, to contribute to the success of a dynamic organization, and to serve others in a manner that exceeds their expectations. We’re looking for talented, hard-working individuals to join our team. Come grow with us and let us show you why Sysco is at the heart of food and service.

Our Purpose: Connecting the world to share food and care for one another

Our Mission: Delivering success for our customers through industry-leading people, products and solutions

Our Identity: Together we define our future of foodservice and supply chain

Here’s a sample of the many benefits Sysco colleagues enjoy:

Comprehensive Flexible Benefits including Health and Dental, Health Care Spending and Wellness Accounts • Short-Term and Long-Term Disability • Life Insurance • Voluntary Optional Insurance • Parental Leave Plan • Company Pension Plan • Group RRSP & TFSA • Employee and Family Assistance • Stock Purchase Plan • Maple Virtual Care • Unlimited on-line learning • Sysco product discounts • Preferred vendor discounts • Associate Resource Groups

(*benefits may vary based on location or bargaining unit)

ADDITIONAL INFORMATION

This Job Requisition was created with the help of AI. AI will not be used to make hiring decisions or who progresses in the Job Application process. If you have any questions, please reach out to our Talent and Acquisition Team.

This Job Requisition is for an existing vacancy.